톱 568 메일 쓰는 법 새로운 업데이트 13 분 전

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진정한 일잘러가 되는 법 #2 이메일 잘 쓰는 법
  1. 비즈니스 이메일 잘 쓰는 꿀팁
  2. 이메일 작성 전
  3. ① 메일 주소는 쉽고 명확하게
  4. ② 이메일 작성 목표 확인
  5. 이메일 제목을 작성할 때
  6. ① 제목은 짧고 정확한 문구로
  7. ② 말머리 활용하기
  8. ③ 본문을 먼저, 제목은 나중에

진정한 일잘러가 되는 법 #2 이메일 잘 쓰는 법 – 브런치

김관식, 비대면 시대, 직딩을 위한 비즈니스 이메일 작성팁, 2021.03.03, https://ditoday.com/%EB%B9%84%EB%8C%80%EB%A9%B4-%EC%8B%9C%EB%8C%80-%EC%A7%81%EB%94%A9%EC%9D%84-%EC%9C%84%ED%95%9C-%EB%B9%84%EC%A6%88%EB%8B%88%EC%8A%A4-%EC%9D%B4%EB%A9%94%EC%9D%BC-%EC%9E%91%EC%84%B1%ED%8C%81/

회사 메일 보내는 방법 이렇게 해봐요!, 미리캔버스, 2021년 2월 19일 수정, 2021년 11월 30일 접속, https://www.miricanvas.com/page/blog/%ED%9A%8C%EC%82%AC_%EB%A9%94%EC%9D%BC_%EB%B3%B4%EB%82%B4%EB%8A%94_%EB%B0%A9%EB%B2%95/

[청정 블로그] 이번 생에 회사 생활은 처음이라, 신입사원 청년들을 위한 업무 메일 작성법, 온라인 청년센터, 2021년 7월 16일 수정, 2021년 11월 30일 접속, https://www.youthcenter.go.kr/jynTips/jynTipsDetail.do?tipsId=202107160004

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진정한 일잘러가 되는 법 #2 이메일 잘 쓰는 법

직장에서는 이메일로 업무 내용을 주고 받는 경우가 많아요.

하지만 신입 사원의 경우에는

이메일을 써 본적이 많지 않기 때문에

그 시작부터 난감할 수 있어요.

일잘러가 되기 위한 두 번째 준비,

신입 사원분들, 직장인 현직자 분들 다들 주목하세요!

오늘은 비즈니스 이메일 잘 쓰는 꿀팁에 대해 함께 알아봐요.

진정한 일잘러가 되는 법 #1

비즈니스 이메일 잘 쓰는 꿀팁

1. 이메일 작성 전

① 메일 주소는 쉽고 명확하게

2009년, 대설 주의보를 보도하기 위해

쏟아지는 눈을 맞으며 보도를 진행했던 박대기 기자를 기억하시나요?

박기자는 이런 투철한 직업 정신 뿐만 아니라

자신의 이름에서 따온 이메일이 당시 상황과 절묘한 시너지를 발휘해

‘웨이팅 팍’이라는 별명도 생겼었는데요.

이처럼 자신의 특징을 담은 이메일은

기억하기 쉬워 업무에도 많은 도움이 된답니다.

메일 주소가 너무 길거나 영어와 숫자가 너무 많이 섞여있을 경우,

상대방이 잘 알아듣지 못해

메일을 주고받을 때 어려움이 생길 수 있어요.

이메일 주소는 최대한 간결하고 짧게,

그리고 자신과의 접점을 찾아

쉽게 유추하거나 기억할 수 있도록 만드는 것이 좋아요.

‘cjftn(철수)’처럼 이름을 한글 자판대로 친 영어의 경우

상대가 알아듣기 어렵기 때문에 사용하지 않는 편이 좋습니다.

② 이메일 작성 목표 확인

하고 싶은 말을 효과적으로 전달하기 위해서는 이메일 작성 목표를 분명하게 인지하고 있어야 해요.

이를 위해 아래 내용들을 체크하는 것이 좋아요.

이러한 항목들을 먼저 정리하고 메일을 작성한다면

명확한 의도를 가진 이메일을 작성할 수 있어요.

2. 이메일 제목을 작성할 때

① 제목은 짧고 정확한 문구로

직장인은 하루에 많게는 수십통의 메일을 주고받기 때문에

업무를 빠르게 처리하기 위해서는

메일을 쓰는 목적을 수신자에게 명확하게 전달하는 것이 좋아요.

이를 위해 이메일을 클릭하기 전 내용을 파악할 수 있도록

본문을 요약하는 제목을 작성해야 해요.

‘김 부장님 요청 사항입니다.’ 라는 제목보다는

‘[회의요청] ○○ 서비스를 위한 긴급 회의 요청’과 같은 제목이

내용을 예상하기 쉽죠?

② 말머리 활용하기

말머리를 활용하면 업무의 효율성을 더욱더 높일 수 있어요.

구체적인 예를 들어, 기획안에 대한 검토 의견을 요청한다면

메일의 제목에 ‘[검토요청] XXX 검토 요청 드립니다.’와 같은 식으로

제목 앞에 [중요], [문의], [보고], [긴급], [○○요청] 등 말머리를 넣으면

수신자가 메일의 내용을 빨리 파악할 수 있겠죠?

또 회사에 여러 조직이 있다면

[프로젝트명], [팀명] 의 말머리를 사용함으로써

메일이 쭉 나열되어 있을 때 카테고리의 역할로도 활용할 수 있어요.

또한 다른 회사에 메일을 보낼 때에는

‘[회사명] ○○○ 프로젝트 기획안 전달드립니다.’와 같은 식으로

메일 제목에 회사명을 포함하는 것이 좋아요.

③ 본문을 먼저, 제목은 나중에

신입사원이라면 업무에 대한 이해도가 부족하기 때문에

제목을 먼저 작성하려 하면 어려울 수도 있어요.

이런 경우에는 본문을 먼저 작성하며 업무 내용을 파악하고,

이후에 본문의 핵심 내용을 요약해

제목을 작성하는 것을 추천해요.

④ 받은 메일을 회신할 때는 어떤 회신인지

제목에 내용 일부 포함하기

받은 메일에 회신을 하면 메일의 제목 앞에 Re:가 붙게 되는데요.

이렇게 회신이 여러 번 오가다 보면

제목을 알아볼 수 없는 경우가 생기기도 해요.

그렇기 때문에 회신할 때 제목을 수정해준다면

메일을 받게 될 상대 역시

빠르게 메일의 내용을 파악할 수 있을 거예요.

3. 이메일 본문 작성 팁

① 인사말은 간략하게

업무용 메일은 그 목적이 명확합니다.

일을 처리하기 위해 주고 받는 문서이기 때문에,

‘날씨가 좋네요’, ‘건강은 어떠신가요?’와 같은 인사말은

최대한 줄이는 것이 좋아요.

인사말이 길어지게 되면

오히려 중요하게 읽어야 할

본문에 대한 집중도가 떨어질 수 있어요.

또한 첫인사를 할 때는

상대가 내가 누구인지 알 수 있도록

본인의 소속과 이름을 꼭 밝혀야 해요.

인사말을 쓰고 싶다면 메일의 시작보다는 끝에,

‘주말 잘 보내세요’, ‘즐거운 한 주 되세요’, ‘감기 조심하세요’처럼

가벼운 인사를 남기는 것이 좋아요.

② 정중한 문체로 필요한 내용만 간결하게

본문을 작성할 때에는

예의를 갖춰서, 명확하게 목적을 전달하는 것이 중요해요.

정중한 문체로 작성하되,

주요 내용을 중심으로 간결히 써내려 갈수록 좋아요.

중요한 내용이나 키워드는 진하게 표시하거나, 글자 색을 달리하여

강조하는 것도 하나의 팁이죠.

또한 나열식 문장의 경우 한 줄로 길게 처리하기 보다는

하나하나 번호를 매겨 행갈이를 해준다면

더 깔끔하고 정돈된 느낌을 줄 수 있어요.

수신자가 핵심 내용을 빠르게 캐치할 수 있도록

문단 구분, 숫자, 기호 등을 적절히 사용하세요.

그리고 약어나 속어는 사용하지 않는 편이 좋고,

한 단락은 3줄~5줄 정도로 작성하는 것이 좋아요.

③ 두괄식으로 핵심 내용 우선

업무 이메일 역시 커뮤니케이션과 다르지 않아요.

핵심과 목적을 우선적으로 드러내기 위해

두괄식으로 본문을 작성하는 것이 좋아요.

업무 이메일은 그 특성상

굉장히 많은 사람들과 주고 받는 문서이기 때문에

구구절절한 꾸밈글 보다는

메시지의 핵심을 정확하게 전달하는 것이 중요해요.

앞서 커뮤니케이션 편에서도 언급했듯이

미괄식 구성은 수신자의 집중력을 떨어뜨릴 수 있어요.

본문의 첫번째, 두번째 문단만 읽고도 핵심 내용을 파악할 수 있도록

주요 내용을 간결하게 작성해 보세요.

④ 첨부 파일의 파일명 확인하기

첨부 파일을 함께 보낼 때는

파일의 제목만 보고 어떤 내용인지 알 수 있도록

파일명을 변경해서 보내는 것이 좋아요.

‘XX프로젝트 보고서 진행현황_20210202’와 같이

‘파일명_작성날짜’로 간단하게 수정한다면

파일을 받는 상대도 나중에 파일을 다시 찾아보기 쉽겠죠?

또한 파일을 첨부했더라도

본문에 첨부 파일의 내용을 간략하게 요약하면 좋아요.

본문에 첨부 파일을 확인해달라는 메시지도 반드시 명시하세요!

추가로 변조 가능한 파일은 외부 유출을 막기 위해

워터 마크를 삽입하거나,

변조가 불가능한 파일 형식으로 바꿔 전송해야 해요.

⑤ 피드백이 필요한 경우 요청 사항을 분명히 밝히기

단순히 공지나 보고용 외에도

회의 참석 여부, 문서에 대한 피드백을 받고자

업무 메일을 작성하는 경우도 있는데요.

이 때에는 회신 기한과 요청 사항을 명확하게 작성하는 것이 좋아요.

‘금일 오후 5시까지 견적을 부탁드립니다.’와 같이

회신 기한 일을 정해준다면,

수신자도 이를 다시 한번 확인할 수 있겠죠?

다만, 일정을 기입할 때는

‘내일까지 부탁드립니다’, ‘다음주 수요일까지 전달 바랍니다’와 같이

해당 날짜를 명확히 알 수 없는 말 보다는

X월 X일(요일)과 같은 절대값으로 기입하는 것이 좋아요.

⑥ 끝인사 작성하기

메일의 하단 부분에는 감사 인사를 넣어

메일의 끝맺음을 알려야 해요.

보통 가벼운 인사와 함께

발신자 자신의 이름을 넣어 ‘OOO 드림’이라고 작성해요.

끝인사는 기본적인 예의이니

‘감사합니다’, ‘고맙습니다’와 같은 멘트를 사용해 보세요.

또한 ‘수고하세요’에서 수고하다라는

말은 일을 하느라 힘과 애를 쓴다 라는 뜻으로

듣는 사람의 기분을 상하게 할 수 있으니

되도록이면 사용하지 않는게 좋아요.

⑦ 메일 하단에 서명(명함) 넣기

서명은 메일 하단에 항상 붙어 나가는 일종의 ‘명함’으로

메일의 출처, 발신자의 소속, 이름, 연락처, 이메일을

확인할 수 있는 역할을 해요.

업무 중 구두와 유선상으로 처리해야할 일이 생길 수 있고,

상대방이 문의나 요청을 할 수도 있기 때문에

즉시 연락이 가능하도록 서명이나 연락처를 남겨두는 것이 좋아요.

이메일은 설정에서 서명을 미리 넣을 수 있기 때문에

회사 로고, 회사명, 부서명, 직함, 이름, 번호, 팩스번호, 이메일 등을 포함해

메일 하단에 꼭 서명을 설정하는 것을 추천드려요.

텍스트로 표현하기가 어렵다면

명함을 스캔해서 서명에 첨부해도 좋아요.

⑧ 참조 및 숨은 참조 지정하기

이메일은 수신(받는 사람), 참조, 숨은 참조 등 세 가지 형태로 상대방에게 전달할 수 있어요.

#수신

수신의 경우 해당 매일을 반드시 읽고 어떤 행동을 취해야 하는 사람을 수신에 넣어야 해요.

수신인이 서너명 이상 되는 메일은 효율적이지 않은 메일이에요.

간혹 비슷한 내용이라는 이유로

두 사람 이상의 수신자를 하나의 메일로 전송하는 경우가 있는데,

같은 조직 내에서라도 상급자에게 보내는 경우라면

별도의 메일로 따로 보내는 것이 좋아요.

#참조

또한 참조는 직접적인 담당자는 아니지만,

해당 업무에 대해 보고 받아야 하는 상급자나 의견을 줄 수 있는 사람,

혹은 연관된 업무를 맡고 있는 팀원을 참조에 넣습니다.

쉽게 말하자면,

참조에 포함된 사람은 이 메일의 내용을 알아 둬야 하지만,

답장을 주고 받을 필요는 없는 사람을 뜻해요.

내가 자리를 비우거나 상대방이 부재 시 대신 회신해 줄 수 있는 사람들이죠.

참조에는 보통 각 부서의 팀원들과 상사들을 넣고,

참조에 넣어야 하는 사람이 여러 명이라면 직급 순으로 넣어요.

#숨은참조

마지막으로 숨은 참조는 수신자에게는 보이지 않는 부분이에요.

프로젝트의 최고 담당자에게 보고할 때,

불특정 다수에게 이메일을 보낼 때 주로 이용해요.

수신자 명단을 공개할 수 없는 상황에서 단체 메일을 보낼 때는

수신을 비워놓고 숨은 참조에 받는 이들의 메일 주소를 적기도 합니다.

거래처 등 외부로 발송하는 메일을 내부 상사에게 보고하기 위해

숨은 참조를 사용하기도 해요.

또한 자신의 다른 이메일 계정을 숨은 참조에 포함시켜

백업 용도로도 활용할 수 있어요.

⑨ 그 밖의 메일 용어

FW (Foward) : 받은 메일 그대로 전달

FYI (For Your Information) : 참고하세요

F/U (Follow Up) : 후속조치 (지속 확인 & 관리)

CC (Carbon Copy) : 참조

N/A (Not Application) : 해당사항 없음

R.S.V.P : 회신 부탁드립니다.

실무에서 자주 쓰는 용어이니 알아두시면 좋아요!

오늘은 A부터 Z까지

이메일 잘 쓰는 법에 대해

상세하게 소개했는데요.

다들 도움이 되셨다면

공감과 댓글 부탁드립니다! 🙂

IT 인재 인큐베이팅 서비스

*언더패스는 21년 9월 13일자 이후로 “레디미 온보딩”으로 리뉴얼 되었습니다.

참고 문헌

‘실무에 바로 쓰는 이메일 작성법’, 사람인, 2020년 6월 24일 수정, 2021년 11월 30일 접속, https://www.saramin.co.kr/zf_user/white-paper/office-view?paper_seq=94

비즈니스 메일 업무 이메일 작성 팁, A leisurely and happy life, 2017년 2월 7일 수정, 2021년 11월 30일 접속, https://acehlife.tistory.com/3

꼭 지켜야 할 비즈니스 이메일 작성법, ㅍㅍㅅㅅ, 2017년 7월 9일 수정, 2021년 11월 30일 접속, https://ppss.kr/archives/40823

비즈니스 메일 잘쓰는 꿀팁 (feat.일잘알 직장인), JobEasy, 2021년 5월 4일 수정, 2021년 11월 30일 접속, https://jobeasy.kr/easy/detail/45

직장인을 위한 비즈니스 이메일 작성법의 모든것, 신도리코 블로그, 2019년 4월 25일 수정, 2021년 11월 30 일 접속, https://www.sindohblog.com/1713

김관식, 비대면 시대, 직딩을 위한 비즈니스 이메일 작성팁, 2021.03.03, https://ditoday.com/%EB%B9%84%EB%8C%80%EB%A9%B4-%EC%8B%9C%EB%8C%80-%EC%A7%81%EB%94%A9%EC%9D%84-%EC%9C%84%ED%95%9C-%EB%B9%84%EC%A6%88%EB%8B%88%EC%8A%A4-%EC%9D%B4%EB%A9%94%EC%9D%BC-%EC%9E%91%EC%84%B1%ED%8C%81/

사회초년생을 위한 업무 메일 작성법, 서울우유협동조합 공식 블로그, 2021년 8월 24일 수정, 2021년 11월 30일 접속, http://www.seoulmilkblog.co.kr/archives/35627

이메일 잘 쓰는 방법, 부라이언 brunch, 2021년 8월 23일 수정, 2021년 11월 30일 접속, https://brunch.co.kr/@richism/34

4. 업무 이메일 작성 시 주의사항, 그린아이디어, 2019년 2월 16일 수정, 2021년 11월 30일 접속, http://greenideas.world/kr/index.php/topic/email_tips/

회사 메일 보내는 방법 이렇게 해봐요!, 미리캔버스, 2021년 2월 19일 수정, 2021년 11월 30일 접속, https://www.miricanvas.com/page/blog/%ED%9A%8C%EC%82%AC_%EB%A9%94%EC%9D%BC_%EB%B3%B4%EB%82%B4%EB%8A%94_%EB%B0%A9%EB%B2%95/

강일용, 직장생활 10년차 기자가 알려주는 ‘비즈니스 이메일’ 잘 쓰는 법, 2018.11.01, https://it.donga.com/27284/

100점짜리 이메일은 포기하고 세 가지만 기억하자, 슬기로운 직장생활, 2020년 8월 20일 수정, 2021년 11월 30일 접속, https://brunch.co.kr/@jcmarkpark/85

회사에서 절대 알려주지 않는 이메일 잘 쓰는 법 총정리, 오빠두엑셀, 2021년 11월 30일 접속, https://www.oppadu.com/%EC%9D%B4%EB%A9%94%EC%9D%BC-%EC%9E%98-%EC%93%B0%EB%8A%94-%EB%B2%95/

직장인을 위한 업무 메일 작성 요령, 개발하는 기획자, 2020년 8월 13일 수정, 2021년 11월 30일 접속, https://techman-tooltip.tistory.com/199

기획자의 글쓰기 1편. 이메일 작성법, 미생의 회사생활 성장기, 2019년 11월 17일 수정, 2021년 11월 30일 접속, https://brunch.co.kr/@clairep/94

비즈니스 이메일 작성 101(2) – 메일 본문 작성법, 직장생활표류기, 2021년 5월 1일 수정, 2021년 11월 30일 접속, https://yourbuoy.kr/how-to-write-effective-emails/

황찬익, “장안의 화제였던 KBS 박대기 기자… 11년 만에 그 후임자가 나타났습니다”, 2021.01.07, https://www.wikitree.co.kr/articles/608320

[청정 블로그] 이번 생에 회사 생활은 처음이라, 신입사원 청년들을 위한 업무 메일 작성법, 온라인 청년센터, 2021년 7월 16일 수정, 2021년 11월 30일 접속, https://www.youthcenter.go.kr/jynTips/jynTipsDetail.do?tipsId=202107160004

신입사원꿀팁 : 업무용 이메일 작성 방법 / 이메일 작성 예절, 주식회사 케미스카이 네이버 포스트, 2019년 2월 26일 수정, 2021년 11월 30일 접속, https://post.naver.com/viewer/postView.naver?volumeNo=17999101&memberNo=856950

센스있는 비즈니스 이메일 활용법, I am your Energy, 2015년 6월 24일 수정, 2021년 11월 30일 접속, https://gscaltexmediahub.com/story/how-to-write-a-classy-business-email/

[비즈니스 글쓰기 1부] 회사생활의 시작과 끝, 이메일 작성 비법, samyang, 2017년 2월 22일 수정, 2021년 11월 30일 접속, https://www.saysamyang.com/65

사회초년생을 위한 비즈니스 메일 작성 방법, Young HYUNDAI, 2020년 4월 2일 수정, 2021년 11월 30일 접속, https://young.hyundai.com/magazine/trend/detail.do?seq=18036

비즈니스 이메일 쓰기 5원칙, 슈퍼 업무력 ARTS, 2016년 2월 13일 수정, 2021년 11월 30일 접속, https://brunch.co.kr/@plusclov/67

직장인 이메일 예의와 잘 쓰는 법, 슬기로운 직장생활, 2020년 5월 20일 수정, 2021년 11월 30일 접속, https://cjhong.tistory.com/32

업무의 기본, 상대에게 실수하지 않는 이메일 쓰는법, MY FRIEND HYOSUNG, 2016년 1월 6일 수정, 2021년 11월 30일 접속, https://blog.hyosung.com/2659

실무에 바로 쓰는 이메일 작성법 A to Z | 직장in 생활백서 – 사람인

24 thg 6, 2020 — 본문 작성 방법 · 1) 인사말 · 2) 자기소개 · 3) 목적(이유) · 4) 본문내용 (잘못 쓴 이메일 VS 잘 쓴 이메일) · 5) 상대방이 취할 행동 · 6) 맺음말 · 7) 첨부 …

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업무용 이메일 이렇게는 쓰지마라! (특히 제목에 RE: ) | 신입사원 꿀팁 | 이메일 잘쓰는법 | 알쓸신지

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비즈니스 이메일 쓰기 5원칙 – 브런치

서울대학교 컴퓨터 공학부를 졸업하고 세계적인 경영 컨설팅 회사 맥킨지(McKinsey & Company) 컨설턴트 생활을 거쳐 제일기획에서 디지털 미디어 전략을 담당했다. 현재 카카오에서 전사 전략 업무를 담당하고 있다. 저서로는 『슈퍼업무력 ARTS』 (도서출판 이새, 2020) 『행동의 완결』(안나푸르나, 2019)과 에이콘출판사에서 펴낸 『퍼펙트 프리젠테이션』(2012), 『퍼펙트 프리젠테이션 시즌 2』(2017), 『퍼펙트 슬라이드 클리닉』(2020)이 있다. 『퍼펙트 프리젠테이션』은 삼성전자와 제일기획 직원 프리젠테이션 교재 및 다수의 수도권 대학에서 프리젠테이션 주교재로 채택돼 활용됐다.

외부에서 메일을 받을 때 메일 이름이 별명이라든가, 이모티콘 등으로 적혀 있으면 상대방이 지금 나랑 비즈니스를 하자는 것인지 Casual talk을 하자는 것인지 구분이 가지 않는다. 간단히 말해 실명으로 보내지 않는 이메일은 비즈니스 측면에서 신뢰도가 뚝 떨어진다고 할 수 있다. 특히, 내가 상대방에게 무언가를 제안해야 하는 입장이라면 더더욱 실명으로 써서 보내라. 외국인과의 Communication을 위해서 메일의 기본 이름 설정을 영문 성명으로 적어두면 좋다.

일반적으로 우리나라 사람들은 디지털 문화에서 ‘한 줄 띄워 글 쓰기’가 생활화 되어 있는 경우가 많다. 그러나 이는 이메일에서는 되도록이면 지양하는 것이 좋고, 특히 외부에 영문으로 이메일을 보낼 경우에는 특히 조심하는 것이 좋다. 외국인들은 매 줄을 띄어 쓰는 문화에 대해 매우 어색하게 생각하며 실제로 이러한 방법은 영문 이메일의 가독성을 상당히 떨어뜨리기 때문이다.

13 thg 2, 2022 — 1. 제목 부터 시작하라 · 1. 정보의 전달 : · 2. 수신자에게 어떠한 것을 요청할 때 · 3. 회신 및 전달 : · 2. 실명으로 보내라 · 3. To는 뭐고, CC는 뭐고, …

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  • Description Website: 13 thg 2, 2022 — 1. 제목 부터 시작하라 · 1. 정보의 전달 : · 2. 수신자에게 어떠한 것을 요청할 때 · 3. 회신 및 전달 : · 2. 실명으로 보내라 · 3. To는 뭐고, CC는 뭐고, …

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신입사원이라면 꼭 봐야할 메일쓰기 팁(회사에서는 아무도 안 알려줌)

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비즈니스 이메일 쓰기 5원칙

당신이 아마추어인지, 프로 직장인 인지는 메일만 보아도 알 수 있다.

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직장인이라면 당연히 곁에 두고 늘 확인하는 그것. 바로 이메일이 될 것이다.

정도의 차이는 있겠지만 외국계 기업의 경우 Mail 이 공식적인 Communication channel (의사소통 창구)로 활용되고 있고, 스마트폰의 발전으로 어디에서나 메일을 쉽게 확인할 수 있게 되었으니 그야말로 업무에서 이메일은 필수 불가결한 요소라고 볼 수 있을 것이다.

메일을 얼마나 깔끔하고 정갈하게 쓰느냐에 따라서 업무의 효율은 분명 달라진다.

‘잘 쓴 이메일’이 갖추어야 하는 5가지 원칙에 대해서 알아 보도록 하자

1. 제목 부터 시작하라

제목의 중요성을 간과하고 메일 제목을 제대로 적지 않는 경우가 허다하다. 바로 옆자리에서 파일 하나를 전송해 주기 위해서 보내는 메일 정도라면 모를까, 원거리 커뮤니케이션이 대부분인 이메일 환경에서 메일 제목을 정확히 적지 않으면 상대는 당신의 메일을 읽어 보지도 않을 것이다.

메일의 본문 내용에 따라 한 줄로 표현한다면 어떻게 적어야 하는지에 대해서 생각할 수 있다.

가장 대표적인 세 가지의 경우로 나누어서 정리해 보자

1. 정보의 전달 : 이 경우에는 어떠한 정보를 전달할 것인지 1줄 이내로 간략히 적으면 된다. 가장 간단하다

(예, 금주 판매 실적 현황 보고 자료 송부)

또는 상대방에게 좀 더 예의를 갖추어야 한다고 생각 할 때는

‘금주 판매 실적 자료 현황 보고 자료 송부 해 드립니다’ 정도로 적어 주면 된다.

여기서 많은 사람들이 실수 하는 것이 있는데, 날짜를 표기할 때에는 오늘 / 내일 / 금주 / 지난주 등으로 시간이 지남에 따라 모호하게 적지 않고, 객관적인 지표로 적어야 한다는 것이다.

따라서 위의 제목을 좀 더 명확하게 고치면 다음과 같이 될 것이다

‘2016년 2월 2주차 (2월 8-12일) 판매 실적 현황 보고 자료 송부’

누가 보더라도 헷갈리지 않는 메일 제목이 완성 되었다.

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2. 수신자에게 어떠한 것을 요청할 때 : 이 경우는 대부분 어떠한 자료를 요청할 때 사용한다. 요청해야 하는 사항에 대해서 명확하게 제목에 적는다. 가장 안좋은 유형은 다음과 같다

‘자료 요청 드립니다’

이러한 식으로는 상대방이 메일을 열어서 다 읽어 보기 전까지 내가 어떠한 자료를 요청하는지 알 수가 없다. 따라서 이미 구두나 유선상으로 협의가 되었을 때라도 어떠한 ‘대상’을 명확하게 지정해서 그 사항을 요청해야 한다.

(예, 2010-15년 A 기업 매출 변동 추이 보고서 요청 드립니다)

이 정도로 제목을 적어주면, 상대는 내가 어떠한 것을 바라고 있다는 것에 대해서 어느정도 감을 잡고 메일을 읽기 시작할 수 있다.

3. 회신 및 전달 : 상대방이 보낸 메일을 답장하거나, 다른 누군가에게 전달해야 할 때 활용된다. 일반적으로 회신 버튼을 누르면 자동으로 Re: 가 달리며, 전달 버튼을 누르면 자동으로 Fw: 가 표시됨을 알 수 있다.

(참고 : Re는 Reply/ Regarding/ In reference 등의 줄임 말이며, Fw는 Forward의 줄임말이다)

이 경우는, 기존의 메일 제목을 바꾸지 않는 것을 권한다.

특히, 회신의 경우는 보낸 사람에게 바로 답신하는 것이기 때문에 Re:만 붙어서 회신이 가는게, 상대방이 mail history를 파악하는데에 있어서 훨씬 더 편리하다.

‘예의 없어 보이진 않을까’ 라고 생각하는 분들도 있지만, 회신을 하면서 메일 제목을 완전히 새로 적어 보내면, mail chain의 추적이 불가능해지므로 같은 제목을 그대로 사용하길 권한다.

단, 전달할 때에는 메일 제목을 바꾸어도 바꾸지 않아도 무방하다. 그러나 대부분 전달 기능을 활용하기 전에는 메일을 전달 받을 상대방과 구두 / 유선상으로 communication이 되어 있는 경우가 대부분이므로 Fw: 는 반드시 붙인 상태에서 메일 제목을 고치도록 하자.

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제목 쓰기의 Tip : 꺾쇠의 활용

또한 너무 남발해서도 안되지만 정말 급하거나 중요한 메일이라면 꺾쇠 [ ] 를 활용하는 것도 수많은 메일 중에서 당신의 메일을 돋보이게 하는 역할을 할 것이다.

일반적으로 중요하거나 긴급하거나 반드시 읽어야 하는 메일의 시작은 다음과 같이 하면 된다

[Important] : 주요 메시지 일 때

[Action required] : 수신자가 반드시 답변 또는 어떤 Action을 취해야 할 때

[Must read] : 수신자가 반드시 읽어야만 하는 내용일 때

[Urgent] : 정말 시급하여 반드시 즉각 처리가 필요할 때

2. 실명으로 보내라

외부에서 메일을 받을 때 메일 이름이 별명이라든가, 이모티콘 등으로 적혀 있으면 상대방이 지금 나랑 비즈니스를 하자는 것인지 Casual talk을 하자는 것인지 구분이 가지 않는다. 간단히 말해 실명으로 보내지 않는 이메일은 비즈니스 측면에서 신뢰도가 뚝 떨어진다고 할 수 있다. 특히, 내가 상대방에게 무언가를 제안해야 하는 입장이라면 더더욱 실명으로 써서 보내라. 외국인과의 Communication을 위해서 메일의 기본 이름 설정을 영문 성명으로 적어두면 좋다.

한국인들이 영어로 이름을 쓸 때 자주 하는 실수 중 하나는 모든 이름을 다 띄어서 쓰는 것이다.

예를 들어 이름이 ‘홍길동’이라는 사람이 있다고 한다면,

이름을 ‘Kil Dong Hong’ 이라고 쓰는 경우다.

우리나라 사람들이야 우리나라 형식의 이름에 익숙하기 때문에 대번 성(Last name)이 Hong이고 이름(First name)이 Kildong 이라는 것을 알 수 있지만, 외국 사람들의 경우는 이런 것들을 알기가 어렵다.

그래서 종종 Mr. Kil 이라는 식으로 답변이 오는 웃기는 상황이 생긴다.

이름을 쓸 때에는 First name + Last name 순서로 쓰되, First name은 모두 붙여 쓰도록 한다

필자의 이름으로 예시를 들면 Jaesung Kim 또는 Jae-sung Kim 정도로 적어 주는 것이 적합하다

만일 성(Last name)을 앞에 쓰고 싶다면 쉼표(comma)를 붙여 주면 명확히 구분 된다

(e.g., Kim, Jaesung)

3. To는 뭐고, CC는 뭐고, BCC는 또 뭐인가? 어떻게 활용하는가?

많은 사람들이 To와 CC 그리고 BCC에 대해서 명확히 알지 못한 채로 사용하는 경우가 많다. 하지만 진정한 메일의 고수라면 이 세가지 항목을 매우 능수 능란하게 사용할 줄 안다. 이는 효과적인 커뮤니케이션을 위한 매우 중요한 수단이다.

(1) To (수신자)

말 그대로 이 메일을 ‘무조건’ 읽어야 하는 수신자에 해당한다. 내가 보내는 정보를 숙지해야 하거나, 내가 어떤 자료를 요청했을 때 나에게 전달해 주어야 하거나, 나에게 답변을 주어야 하는 사람이 바로 수신자에 해당된다. 따라서, 반드시 알지 않아도 될 사람을 To에 마구 구겨 넣는 것은 결코 옳은 일이 아니다.

(2) CC (Carbon copy – 참조)

CC는 Carbon copy의 줄임 말로써 우리 말로는 ‘참조’라고 사용된다. Carbon copy라 함은 예전 ‘먹지’를 통해 글씨를 배껴 쓰면 그 글씨가 똑같이 찍혀 나오는 것에서 유래했으니 참고 하도록 하자.

CC는 이 메일을 보고 즉시 Action을 해야 하는 사람은 아니지만, 필요할 경우 해당 메일에 대해 행동적으로 개입해야 하는 사람을 포함 시킨다. (그래서 일반적으로 누군가에게 도움을 요청하면서 그 상사를 CC로 포함 시키는 것이다)

(3) BCC (Behind/Blind carbon copy – 숨겨진 참조)

이 부분은 같은 내용을 공유해야 하나 수신자 리스트가 노출 될 경우 곤란한 상황에 처할 때 주로 활용되는 기능이다. 수신인으로 하여금 민감한 내용이라 수신자의 수가 많으면 곤란하지만, 내 동료나 특정인이 반드시 알고 있어야 할 경우 메일을 보내고 Forward할 필요 없이 BCC를 활용하면 된다.

또는 다수의 상대방에게 전송되는 메일일 때 상대방이 reply all로 답변을 했을 경우, to나 cc에 수신자가 나와있을 경우는 원치 않는 메일 체인이 꼬리에 꼬리를 물고 일어나게 된다. 그런 일을 방지 하기 위해서 사용하는 것이 바로 BCC이다.

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4. 본문은 최대한 핵심만 간결하게 쓴다.

이메일은 소설이 아니다. 따라서 간단한 인사를 한 뒤에는 곧바로 본론으로 들어가도록 하자.

본문을 쓸 때에는 내가 원하는 것이 무엇인지, 메일의 목적이 무엇인지에 따라서 간결하고 명확하게 쓴다.

보통 명확하게 메일을 쓸 경우에는 다음과 같은 식으로 Bullet point를 활용하면 좋다.

간단한 인사 이후 곧바로 본론으로 들어가는 것이 상호 시간을 절약하는 방법이다

5. 메일 이외의 연락처가 있는 Signature를 반드시 남겨라

한국 업무 환경의 특성 상, 메일도 사용이 되지만 많은 부분은 아직도 구두와 유선상에 의존하고 있다. 상대방이 당신의 연락처를 아직 모르거나, 명함을 교환하지 않은 사이라면 그 사람이 궁금한 점이나 추가로 요청해야 하는 사항이 있을 때 즉각적으로 당신에게 연락할 수 있도록 당신에게 연락할 수 있는 연락처 (유선전화 / 휴대전화 등)을 반드시 남겨두는 것이 좋다.

덧. 영문으로 메일을 쓸 때

일반적으로 우리나라 사람들은 디지털 문화에서 ‘한 줄 띄워 글 쓰기’가 생활화 되어 있는 경우가 많다. 그러나 이는 이메일에서는 되도록이면 지양하는 것이 좋고, 특히 외부에 영문으로 이메일을 보낼 경우에는 특히 조심하는 것이 좋다. 외국인들은 매 줄을 띄어 쓰는 문화에 대해 매우 어색하게 생각하며 실제로 이러한 방법은 영문 이메일의 가독성을 상당히 떨어뜨리기 때문이다.

따라서 굳이 띄어쓰기를 해야 한다면, 주제가 바뀌었을 때만 한 줄을 띄어주는 식으로 사용하도록 하자.

예를 들면 다음과 같은 것이다.

Hello Tim,

Thanks for the reply. It was really helpful.

After reading your mail. I have more questions and request,

1. What is the data source?

2. Do you have more duration? you provided me a data for 3 years, but I think 5 years would be better

3. Do you have any information, document or materials about the competitor of our client, A?

Again, thanks for your material, and I hope I can get the answer soon

Thank you in advance for this!

Best regards,

Jaesung Kim

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필자 김재성

서울대학교 컴퓨터 공학부를 졸업하고 세계적인 경영 컨설팅 회사 맥킨지(McKinsey & Company) 컨설턴트 생활을 거쳐 제일기획에서 디지털 미디어 전략을 담당했다. 현재 카카오에서 전사 전략 업무를 담당하고 있다. 저서로는 『슈퍼업무력 ARTS』 (도서출판 이새, 2020) 『행동의 완결』(안나푸르나, 2019)과 에이콘출판사에서 펴낸 『퍼펙트 프리젠테이션』(2012), 『퍼펙트 프리젠테이션 시즌 2』(2017), 『퍼펙트 슬라이드 클리닉』(2020)이 있다. 『퍼펙트 프리젠테이션』은 삼성전자와 제일기획 직원 프리젠테이션 교재 및 다수의 수도권 대학에서 프리젠테이션 주교재로 채택돼 활용됐다.

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사회생활 첫걸음 – 회사에서 메일 쓰는 법. – NICE-NANA

인사말 뒤에 본인 소속과 용건 언급하기 업무메일은 하루에 몇십 통에서 몇백 통까지 받게 될 수도 있습니다. 누구에게 온 메일인지 구분이 메일 서두에 본인의 소속과 이름을 밝혀주어야 합니다. 메일 보낸 사람을 파악하고 다음으로 드는 생각은 ‘갑자기 왜 나한테 메일을 보냈을까?’겠죠. 소속을 밝힌 후에는 메일을 쓴 목적을 요약하여 적어주면 되는데요, 메일의 목적을 파악하게 되면 어떤 내용이 이어서 나올 지 대략 짐작이 되기 때문에 조금 더 빨리 메일 내용을 파악할 수 있습니다. 자세한 내용은 위에 언급한 인사말 예시를 참고합시다.

업무용 블로그를 개설할거라고 했을 때, 지인들에게 가장 많은 이야기를 들은 게 바로 ‘메일작성법’에 대한 내용이었습니다. 생각해보니, 저 역시 처음 메일 쓸 때 선배에게 도움을 많이 받았습니다. 가장 자주 쓰고 가장 기본이지만, 또 그래서 가장 어려운 업무용 메일 작성법에 대해서 먼저 이야기해보고자 합니다.

마무리 인사는 보통 ‘감사합니다. OOO드림.’으로 쓰는 게 일반적이니, 그냥 서명에 함께 박아두고 쓰는 편이 편합니다. 때에 따라 명절이나 새해 시즌에는 간략한 인사말을 추가해주면 조금 더 친근해진 느낌이 들기도 하는데요, 필요한 사람들을 위해 2021 새해 인사말을 예시로 써보겠습니다.

6 thg 9, 2020 — 가장 자주 쓰고 가장 기본이지만, 또 그래서 가장 어려운 업무용 메일 작성법에 대해서 먼저 이야기해보고자 합니다. 1. 처음부터 끝까지 예의를 갖추자.

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잘 쓴 메일의 모든 것

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사회생활 첫걸음 – 회사에서 메일 쓰는 법.

사회생활 첫 걸음 – 업무용 메일 작성법.

선배..메일은 어떻게 써요?

업무용 블로그를 개설할거라고 했을 때, 지인들에게 가장 많은 이야기를 들은 게 바로 ‘메일작성법’에 대한 내용이었습니다. 생각해보니, 저 역시 처음 메일 쓸 때 선배에게 도움을 많이 받았습니다. 가장 자주 쓰고 가장 기본이지만, 또 그래서 가장 어려운 업무용 메일 작성법에 대해서 먼저 이야기해보고자 합니다.

1. 처음부터 끝까지 예의를 갖추자.

(딱히 안녕하지 않아도) 안녕하십니까. (회사명) OOO입니다.

(딱히 감사하지 않아도) 감사합니다. OOO드림.

딱히 반갑지 않고, 감사하지 않은 것은 여러분도 알고 저도 알고, 우리 모두 아는 사실이죠. 하지만 우리가 ‘안녕하십니까’, ‘감사합니다’를 쓰는 건 메일 하단에 회사 서명이 박혀 나가기 때문입니다.

드물지만, 계약서를 쓰기 곤란한 상황에서는 양사간 주고받은 메일 내용이 계약서를 대신하는 경우도 있을 정도로 회사에서 쓰는 메일은 한 자, 한 자가 중요하고, 시작부터 끝까지 예의를 갖출 필요가 있습니다.

첫 인사와 끝 인사의 중요성은 말하기도 입아픈 수준! 일상적으로 메일을 주고 받는 사이에는 ‘안녕하십니까, OOO입니다.’하고 바로 용건을 시작하면 되는데요, 일상적이지 않는 첫인사말은 크게 2가지로 나뉜다고 볼 수 있습니다.

처음 컨택할 때 안녕하세요, □□□□ OOO입니다.

서면으로 처음 인사 드립니다.(앞으로 잘 부탁드립니다.)

(다름이 아니라,) [2030여성 타겟 매체 제안 요청으로(메일 발송 목적)] 연락 드리게 되었습니다.

——상세내용 부연설명 ——

감사합니다.

OOO 드림.

오랜만에 ‘내가’ 필요해서 연락할 때 안녕하세요, □□□□ OOO입니다.

오래만에 연락드립니다. (그간 잘 지내셨는지요?)

(다름이 아니라,) [지난 번 말씀 주셨던 매체 운영 예정으로 상세내용 확인 차(메일 발송 목적)] 연락 드리게 되었습니다.

——상세내용 부연설명 ——

감사합니다.

OOO 드림.

마무리 인사는 보통 ‘감사합니다. OOO드림.’으로 쓰는 게 일반적이니, 그냥 서명에 함께 박아두고 쓰는 편이 편합니다. 때에 따라 명절이나 새해 시즌에는 간략한 인사말을 추가해주면 조금 더 친근해진 느낌이 들기도 하는데요, 필요한 사람들을 위해 2021 새해 인사말을 예시로 써보겠습니다.

시즌에 따른 끝 인사말 모쪼록 2020 한 해도 건강하게 잘 마무리하시고,

2021새해에도 좋은 일 가득하시기 바랍니다.

감사합니다.

OOO 드림.

2. 업무 문서는 ‘두괄식으로 용건만 간단히’

메일도 결국 업무상으로 주고받는 문서의 한 형태입니다. 그리고 메일을 받는 대부분의 사람들은 ‘시간이 없다’는 것을 기억하면 좋습니다. 내용을 최대한 쉽고 빠르게 이해시키는 것이 중요합니다.

업무용 문서의 절대 원칙 ‘두괄식으로 용건만 간단히!’를 잊지 맙시다.

인사말 뒤에 본인 소속과 용건 언급하기 업무메일은 하루에 몇십 통에서 몇백 통까지 받게 될 수도 있습니다. 누구에게 온 메일인지 구분이 메일 서두에 본인의 소속과 이름을 밝혀주어야 합니다. 메일 보낸 사람을 파악하고 다음으로 드는 생각은 ‘갑자기 왜 나한테 메일을 보냈을까?’겠죠. 소속을 밝힌 후에는 메일을 쓴 목적을 요약하여 적어주면 되는데요, 메일의 목적을 파악하게 되면 어떤 내용이 이어서 나올 지 대략 짐작이 되기 때문에 조금 더 빨리 메일 내용을 파악할 수 있습니다. 자세한 내용은 위에 언급한 인사말 예시를 참고합시다.

상황설명은 개괄식으로 간략히 예시를 통해 서술식과 개괄식의 차이에 대해서 알아볼까요? A.

현재 매체 시스템 점검으로 지난 9월 3일의 광고 운영 데이터 확인이 원활하지 않습니다. 이에 리포트 작성이 어려우므로, 금일 오전 발송 예정이었던 리포트는 데이터 확인 가능 시점에 다시 전달 드리도록 하겠습니다.

오류 복구 예상시간 문의 하였으나, 아직 확답을 받지 못한 상황입니다.

회신 오는대로 내용 전달 드리도록 하겠습니다. B.

매체 시스템 점검에 다른 데이터 오류 이슈로 리포트 지연 안내 드립니다.

데이터 확인 불가 기간 : 2020년 9월 3일 00시 ~ 24시

데이터 복구 예정시간 : 미정 (매체사 확인 진행 중)

예상 복구 시간 및 광고데이터 확인되는대로 다시 메일 드리겠습니다. 어떤 방식으로 쓴 글의 내용이 더 잘 들어오는가? 더 잘 이해되는 방식으로 메일을 쓰면 됩니다.

3. 이모티콘은 잘 써야 본전, 못 쓰면 마이너스.

친근함을 표시하겠다고 ^^ 나 🙂 를 쓰는 경우가 종종 있습니다. 물론! 적절한 이모티콘은 적절한 친근감을 형성하는데 도움이 됩니다. 하지만, 때와 장소를 가리지 않는 과한 이모티콘 사용은 낭패를 부를 수도!

^^ 를 습관적으로 사용하는 선배가 있었습니다. 평소 리포트 발송 메일이나 현황 보고 메일에 쓸때는 괜찮았지만, 광고주측에 실수에 대한 사과 메일을 보내면서도 그만 습관처럼 “다시는 이와 같은 이슈 발생하지 않게 신경쓰도록 하겠습니다.^^” 를 쓰고 말았습니다.

이에 화가 난 광고주는 PM이 되어서 분위기 파악 못하고 이모티콘을 쓰고있냐는 내용의 회신을 보냈고, 이 일을 계기로 다소 딱딱해보이더라도 기본형의 메일을 고수하게 되었습니다.

이모티콘을 쓸 때는 이슈상황이 없는 경우에만 마지막인사 뒤에 또는 명절인사 메일 발송 시에만 간단하게 붙이도록 하는 게 좋습니다. 아직 그 기준을 잘 모르겠다면, 업무메일에 이모티콘은 사용하지 않길 바랍니다.

기본적인 메일 예절은 위 내용을 지켜주면 문제가 없습니다. 기억해야 할 단 하나의 원칙은 결국 ‘보는 사람이 편하도록 쓰는 것’입니다. 인사말을 잘 쓰는 것도, 이해가 잘 되게 쓰는 것도 결국 메일을 받는 사람을 존중하는 여러 방법 중 하나일 뿐이겠죠.

처음 사회생활을 시작해서 도저히 문제가 있는지 없는지 구분이 안 된다면, 메일 내용을 쭉 작성해보고 옆자리 선배에게 검토를 부탁해보아도 좋습니다. 백지에서부터 대신 써달라는 것도 아니고, 내용 체크 정도는 기꺼이 해줄 겁니다.

이슈건으로 메일을 쓸 일이 없길 바라지만, 추후 필요한 사람들을 위해서 그 내용도 정리해 볼 예정입니다.

직장인 이메일 예의와 잘 쓰는 법

직장인들은 하루에도 수십통의 이메일을 주고 받는데요. 이때 제목이 명확하지 않으면 메일을 확인하고 읽는 과정의 시간을 오래 걸리기 마련입니다. 예를들어 ‘견적서보냅니다.’ ‘파일보내드립니다’라는 형식의 제목은 발신자와 핵심 내용이 없어 메일을 봐야하는 사람이 직접 하나씩 메일을 눌러봐야 하는 상황이 생깁니다. 때문에 이런 시간을 단축하기 위해서는 메일 제목을 명확하게 작성하는 것이 좋습니다.

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본격적으로 본문을 작성할 땐 서론 – 본론 – 결론의 형태로 작성해줍니다. 내용은 구구절절하게 길게 쓰지 않고 간단명료하게 작성하는 것이 중요합니다. 서론에서는 글의 목적을 분명히 밝히고, 본론에는 서론을 뒷받침 할 내용을 작성한 후 결론에 다시한번 내용을 정리해 줍니다.

이메일 본문 내용의 첫 문단은 자신의 소속과 이름을 알리는 것이 좋습니다. 대게 ‘날씨가 좋네요’ 등 업무와 상관없는 인사말을 쓸 때가 있는데 오히려 본문에 대한 집중도를 떨어트리기 때문에 업무에 대한 내용만 간단명료하게 작성하는 것이 중요합니다.

20 thg 5, 2020 — 이메일 예의와 이메일 쓰는 법 · 1. 메일 아이디는 쉽고 명확하게 만들기 · 2. 제목은 내용의 핵심을 요약해 작성 · 3. 본문은 첫인사와 함께 간단명료하게 …

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비즈니스 이메일 이 패턴들만 알면 쉽게 쓸 수 있습니다✍ (핵심 패턴 15개)

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직장인 이메일 예의와 잘 쓰는 법

직장인의 첫 걸음

이메일 예의와 이메일 쓰는 법

첫 직장을 들어가 업무를 하게 되면 제일 고민인 것이 바로 이메일 보내기입니다. 신입사원의 경우 이메일에 대한 예의를 모르기 때문에 상대방에게 실수하는 일이 꽤 많은데요.

사실 쉬울 것 같지만 상대방에게 내용을 제대로 전달해야하고 예의도 차려야 하니 은근히 신경 쓰인답니다.

물론 다른사람들이 보낸 메일을 보면 어느 정도 감이 오겠지만 그래도 직접 해봐야 빨리 습득 할 수 있겠죠?

1. 메일 아이디는 쉽고 명확하게 만들기

업무를 할 때 상대방에게 이메일을 알려주거나 소통해야할 일이 많은데요.

이때 이메일을 알려줌에도 불구하고 메일이 안 오는 경우가 있습니다. 대게 이메일 주소가 길거나, 영어와 숫자가 많이 섞여있거나, 특수기호가 들어갈 경우 상대방이 헷갈려서 두 번, 세 번 이메일을 다시 알려줘야 할 때가 있는데요.

때문에 이메일은 무조건 쉽고 간결하게 만들며, 자신과의 접점을 찾아 잘 기억 할 수 있는 이메일을 만든다면 더욱 좋습니다.

예시 이미지

TIP. 이메일 만들기

– 이메일 아이디는 짧고 간결하게

– 숫자0과 영어O는 되도록 넣지 않기

– 특수기호(-,_) 넣지 않기

– 자신을 나타 낼 수 있는 단어로 아이디 만들기 (이름에 ‘하늘’이 들어갈 경우 SKY7788 이런 형식으로)

2. 제목은 내용의 핵심을 요약해 작성

직장인들은 하루에도 수십통의 이메일을 주고 받는데요. 이때 제목이 명확하지 않으면 메일을 확인하고 읽는 과정의 시간을 오래 걸리기 마련입니다. 예를들어 ‘견적서보냅니다.’ ‘파일보내드립니다’라는 형식의 제목은 발신자와 핵심 내용이 없어 메일을 봐야하는 사람이 직접 하나씩 메일을 눌러봐야 하는 상황이 생깁니다. 때문에 이런 시간을 단축하기 위해서는 메일 제목을 명확하게 작성하는 것이 좋습니다.

또한 나중에 메일을 찾아야 할 때 제목이 정확해야 쉽게 찾을 수 있기 때문에 메일 제목도 아주 중요합니다.

신입사원의 경우 업무에 대한 이해도가 부족하기 때문에 우선 본문을 작성 한 후 나중에 본문을 대표하는 핵심 내용을 요약해 제목으로 옮기는 것도 좋은 방법입니다.

제목 예시

TIP. 이메일 제목 작성하기

– 제목 앞에 [회사명 또는 소속명]

– 본문 내용에 대한 핵심 제목

추천제목: [OO전자] 1월 OOO프로젝트 기획안 전달 드립니다.

3. 본문은 첫인사와 함께 간단명료하게 작성

이메일 본문 내용의 첫 문단은 자신의 소속과 이름을 알리는 것이 좋습니다. 대게 ‘날씨가 좋네요’ 등 업무와 상관없는 인사말을 쓸 때가 있는데 오히려 본문에 대한 집중도를 떨어트리기 때문에 업무에 대한 내용만 간단명료하게 작성하는 것이 중요합니다.

너무 딱딱하게 느껴진 다면 업무 내용을 작성 한 후 메일 끝 부분에 ‘즐거운 주말 보내세요’라고 인사말을 적어주세요.

본격적으로 본문을 작성할 땐 서론 – 본론 – 결론의 형태로 작성해줍니다. 내용은 구구절절하게 길게 쓰지 않고 간단명료하게 작성하는 것이 중요합니다. 서론에서는 글의 목적을 분명히 밝히고, 본론에는 서론을 뒷받침 할 내용을 작성한 후 결론에 다시한번 내용을 정리해 줍니다.

내용이 길거나 요청해야 할 사항이 많다면 번호(1,2,3…)를 매겨 보기 좋게 정리해야 합니다.

이메일은 정중한 문체로 작성하며, 중요한 부분은 진하게 표시하거나 색을 입혀서 강조하고 싶은 내용을 한 눈에 잘 보이게 작성합니다.

메일 본문 예시

TIP. 이메일 본문 작성하기

– 첫인사는 자신의 소속과 이름 알리기

– 본문은 서론 – 본론 – 결론 순서로 필요한 내용만 간결하게

– 문장은 길게 늘여 쓰지 않고 문단을 나누어 읽기 편하게

– 중요한 내용에 진하게 또는 색 입히기

– 틀린 맞춤법이 있는지 잘 확인하기 (메일쓰기 상단 맞춤법 체크 클릭)

4. 첨부파일 다시 한번 확인하기

메일을 보내면서 함께 보내야할 첨부파일이 있다면 우선 파일명을 제목처럼 알기 쉽게 작성하는 것이 중요합니다. ‘[회사명]2월 OO프로젝트 기획안’ 등 어떤 내용의 파일인지 명확하게 작성해 줍니다.

또한 파일은 보안이 중요한데요. 변조 가능한 파일은 사내 규정 확인 후 외부로 유출되는 것을 막기 위하여 워터마크(불법복제를 막기 위한 표식)를 삽입하거나 변조가 불가능한 파일 형식으로 바꾸어 전송하는 것이 좋습니다.

첨부파일 예시

TIP. 이메일 첨부파일

– 파일명은 메일의 제목과 동일하게 알기 쉽게 작성

– 외부유출과 변조가능성을 인지한 후 첨부

– 본문 내용에 첨부파일 확인하라는 내용 작성

5. 메일 하단 서명(명함) 넣기

서명은 메일 하단에 들어가는 명함 같은 것으로 메일의 출처를 정확히 알 수 있고, 메일을 보낸 발신자의 소속, 이름, 연락처, 이메일 등을 확인 할 수 있는 역할을 합니다. 빠른 커뮤니케이션을 위해서는 서명을 이용하는 것이 좋습니다.

이메일은 서명을 미리 넣을 수 있는 카테고리가 있기 때문에 회사용 이메일 설정에 들어가 미리 서명을 집어넣는 것을 추천합니다.

본문 하단 서명 예시

TIP. 이메일 서명 넣기

– 회사로고, 회사명, 부서명, 직함, 이름, 번호, 팩스번호, 이메일 등 기입

– 이메일 설정 – 서명으로 들어가 서명 미리 기입해두기

6. 참조·숨은 참조 확인하기

정확하고 원활한 업무처리를 위해 각 담당자 및 실무자, 팀원에게 함께 보내야 하는 경우 참조를 넣어야 합니다. 이때 메일을 받는 사람과 함께 받는 사람은 참조(CC)와 노출되지 않는 숨은참조(BCC)를 잘 파악하여 넣어야 합니다.

나의 업무지만 다른 상사도 진행상황을 알아야할 때 참조하고, 다른 이들에게 노출하고 싶지 않은 사람은 숨은 참조에 넣으면 됩니다.

특히 업무가 익숙하지 않은 신입사원의 경우 참조를 통해 팀원과 상사를 함께 참조해야 하며, 직급 순으로 작성하면 됩니다.

받는사람, 참조 예시

TIP. 참조 숨은 참조 넣기

– 받는사람, CC, BCC 구분해서 추가하기

– 직급순으로 참조하기

회사 메일 보내는 방법 이렇게 해봐요! – 미리캔버스

5 thg 10, 2021 — 본문을 작성하기 전, ‘안녕하세요’ 혹은 ‘주말 잘 지내셨나요’와 같은 간단한 인사말과 함께 소속과 이름 그리고 발신인의 정보를 한 번 더 입력해 주세요 …

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\”날씨..사랑..존경.. 이런 거 제발 쓰지 마세요\” 교수님들이 정리해준 메일 제대로 쓰는 법 / 스브스뉴스

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사회초년생을 위한 비즈니스 메일 작성 방법 : 네이버 블로그

17 thg 9, 2021 — 따라서 업무 이메일을 보낼 때는 기본적인 양식을 갖추어서 작성하는 것이 중요합니다. 오늘은 사회초년생이라면 꼭 알아야 할 비즈니스 메일 작성 방법을 …

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※신입 필수 시청※ 회사 이메일 이렇게 안 쓰면 큰일 난다🤦‍♀️ 메일 쓰기 기초 꿀팁🍯

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직장인 비즈니스 메일 작성 방법:: 사회초년생을 위한 비즈니스 메일 작성 방법

커리어성장 직장인 비즈니스 메일 작성 방법:: 사회초년생을 위한 비즈니스 메일 작성 방법 WISET ・ URL 복사 본문 기타 기능 공유하기 신고하기 직장인이라면 하루에도 수십 통을 작성하는 것, 바로 ‘이메일’ 인데요. ​ 이메일은 사내 보고용 혹은 협업 프로젝트 진행 등 업무의 전반적인 소통 수단이에요. ​ 따라서 업무 이메일을 보낼 때는 기본적인 양식을 갖추어서 작성하는 것이 중요합니다. 오늘은 사회초년생이라면 꼭 알아야 할 비즈니스 메일 작성 방법을 소개해드릴게요~! ​ ​ 직장인 비즈니스 메일 01: 수신과 참조 메일링의 기본은 수신과 참조 구분이죠! 우선 각각의 정의를 알아볼게요. ​ 수신이란 메일을 대표로 받는 사람, 즉 직접적인 커뮤니케이션을 하는 사람을 의미해요. 참조란 메일을 대표로 받지 않더라도 메일 내용을 참고하여 받는 사람을 의미합니다. 직접적인 커뮤니케이션에 참여하진 않지만, 전반적인 상황을 알고 있어야 하는 사람을 말하죠. 대표적인 예시가 사수와 팀장이에요. 해당 프로젝트에 함께 참여하는 인물들입니다. ​ 그렇다면 숨은 참조는 무엇일까요? 숨은 참조란 수신인에게 보이지 않지만, 메일이 전달된 참조인을 말해요. 보통 회사 대표, 실장 등 높은 직책의 사람들이 숨은 참조인에 해당해요. 해당 프로젝트 상황 공유가 필요하지만, 수신인에게 부담스러울 수 있는 대상들을 숨은 참조에 건답니다. ​ ​ 직장인 비즈니스 메일 02: 제목 비즈니스 메일의 제목은 보내고자 하는 목적을 간결하게 나타내는 것이 중요한데요. 업무를 하다 보면 하루에 많은 양의 메일을 받기 때문에 목적을 명확하게 드러내는 것이 수신인에게 편리합니다. ​ 제목의 앞부분에는 본인의 소속을 밝히고 프로젝트의 날짜, 프로젝트명을 명시합니다. A마케팅 회사에서 B마스크 회사에 회의록을 전달할 경우를 예시로 든다면, 제목은 ‘[A마케팅] 9/17 회의록 전달’로 표기합니다. ​ 사외용 이메일을 보낸다면 예시와 같이 회사명을 명시하고, 사내용 이메일을 보낸다면 소속된 팀명을 명시해야 합니다. ​ ​ ​ 직장인 비즈니스 메일 03: 내용 메일 내용은 중요한 요점만 작성하되 격식을 갖추는 것이 좋습니다. 메일의 첫 문장에는 수신인을 향한 인사와 함께 본인의 소속을 밝혀줍니다. 이때, 수신인의 이름과 직위를 함께 언급하는 것이 좋습니다. 예를 들면 [안녕하세요. OOO 대리님 A회사의 ▲▲▲ 사원입니다.] 로 첫 문장을 시작하는 것이 좋습니다. ​ 본문은 간결하게 요점만 전달하는 것이 중요합니다. 첨부 파일이 있을 경우 본문에서 언급해주는 것이 좋습니다. ​ 메일을 마무리 할 때는 ‘감사합니다.’처럼 가벼운 인사와 함께 본인의 소속을 밝힙니다. 이메일 하단에는 본인의 연락처가 적힌 회사 서명을 넣는 것이 비즈니스 메일의 매너입니다. 다만 서명이 없을 경우에는 마무리 인사와 함께 본인의 연락처를 기재합니다. ​ ​ W라이프는 여성과학기술인의 생활에 도움이 될 만한 정보를 소개하는 콘텐츠입니다. 다음 편에서는 ‘공유 오피스 브랜드’를 소개해드릴게요. 앞으로 이공계 여성들을 위한 다양한 분야의 소식을 들고 올 테니, 다음 편도 기다려주세요! 여성과학기술인을 위한, 이공계 여성들을 위한, 교육/취업 정보 이곳에 다 모였다! ​ [W-Bridge] ​ 지금 W브릿지에서 확인하세요! ​ ■ WISET 인스타그램 바로가기 ■ ■ WISET 페이스북 바로가기 ■ ■ WISET 유튜브 바로가기 ■ ​ ​ ​ 편집. WISET 대외협력홍보팀 우보미 ​ ​ 인쇄

업무 메일을 잘 쓰면 얻는 4가지 이득

참조(cc)는 수신자 외에 메일 내용을 알고 있어야 할 사람이다. 보통 사수나 선임을 cc로 넣는 경우가 많다. 처음 회사에 들어갔다면 모든 메일에 cc로 사수나 선임을 넣어야 한다. 그래야 메일 커뮤니케이션에서 실수가 나와도 선임이나 사수가 이를 보고 적절하게 대응해 더 큰 실수를 방지할 수 있다. 메일을 받았는데 상대방이 누군가를 참조했다면, 참조된 사람도 볼 수 있도록 꼭 전체 답장을 해야 한다.

‘기획서 관련 내용 보내드립니다’와 같은 제목이 최악의 제목이다. 핵심 내용이 무엇인지도 드러나 있지 않고, 상대방에게 어떤 기대 반응을 요구하는지도 알 수 없다. 메일을 받는 상대방 입장에서는 제목만 보고서는 메일이 어떤 내용인지 예상을 할 수도 없을뿐더러, 자신이 메일을 읽은 후 무엇을 해야 하는지 알 수도 없다. 즉, 상대방에게 원하는 반응을 이끌어내기 어려워진다.

일을 실제로 잘하는 것과 일 잘하는 이미지를 만드는 것은 전혀 다른 영역이다. 일 잘한다는 이미지를 계속해서 보여줘야 함께 일하는 사람들에게 더 많은 업무적 신뢰를 얻을 수 있다. 더 많은 업무적 신뢰를 얻어야 회사에서의 내 존재감이 더 단단해진다. 참고로 실제로 일은 못 하며, 일 잘하는 이미지만 쌓는 것도 문제다. 그런 식으로 쌓은 이미지는 오래가지 못한다.

4 thg 7, 2022 — 더군다나 일상에서는 메일을 거의 쓰지 않기 때문에, 입사 초기에 업무 메일 쓰는 법을 정확히 익혀놔야 한다. 업무 메일 작성 방법을 가르쳐 줄 사수가 …

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회사에서 업무용 비즈니스 이메일 쓰는 법! | 일하는 우리 |

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업무 메일을 잘 쓰면 얻는 4가지 이득

회사의 언어는 일상의 언어와 다르다. 그래서 업무 메일을 쓰는 법 역시 일반 메일과는 다르다. 그래서 처음 입사하면 업무 메일을 쓰는 법부터 하나하나 다 배워야 한다. 더군다나 일상에서는 메일을 거의 쓰지 않기 때문에, 입사 초기에 업무 메일 쓰는 법을 정확히 익혀놔야 한다.

업무 메일 작성 방법을 가르쳐 줄 사수가 있다면 좋겠지만, 스타트업에서는 사수가 없는 경우가 비일비재하다. 그래서 당장 메일을 써야 하는 주니어들을 위해 간단한 업무 메일 작성법에 관해 글을 쓴다.

단순히 업무 메일 작성법만을 알기보다는, 업무 메일의 목적과 업무 메일을 잘 썼을 때의 얻는 장점을 명확히 이해하면 자신의 상황에 맞게 더 좋은 업무 메일을 쓸 수 있을 것이라고 생각한다. 그래서 업무 메일의 목적에서부터 글을 시작한다.

업무 메일의 목적

업무 메일을 쓰기 전 업무 메일의 본질에 대한 이해가 필요하다. 업무 메일도 본질적으로 커뮤니케이션이다. 즉 업무 메일의 본질적 목적은, 커뮤니케이션의 목적과 동일하다. 다만 커뮤니케이션의 수단이 메일일 뿐이다.

커뮤니케이션의 목적은 나의 의도를 상대방에게 정확하게 전달하고, 내가 원하는 상대방의 반응을 이끌어내는 것이다. 여기서 상대방의 반응이 꼭 ‘협업을 하겠다’, ‘기획서를 수정하겠다’ 등의 능동적인 행동만을 의미하는 것은 아니다. 상대방이 메일의 핵심 내용에 대해 정확히 이해하고 바로 업무를 진행하는 것도, 내가 원하는 상대방의 반응이라고 할 수 있다.

업무 메일을 잘 쓴다는 건

업무 메일은 커뮤니케이션 방법의 하나인 만큼 업무 메일을 잘 쓰는 것은 정말 중요하다. 회사에서 커뮤니케이션만큼 중요한 게 없다. 회사는 여러 사람이 모여 함께 일을 하는 곳이니까.

1. 정확한 의사소통

업무 메일을 잘 쓴다는 것은 정확하게 의사소통을 할 수 있다는 것이다. 정확하게 의사소통을 할 수 있다는 건 뭘까? 핵심 내용을 상대방이 이해하기 쉽게 전달하는 것이다. ‘핵심 내용을 상대방이 이해하기 쉽게 전달한다’라는 문장에서 ‘핵심 내용’과 ‘쉽게 전달한다’에 집중해야 한다.

정확한 의사소통을 위해서는 내가 핵심 내용을 정확히 알고 있어야 한다. 내가 핵심 내용을 모르면, 상대방과 의사소통을 할 수가 없다. 그러나 핵심 내용을 정확히 아는 것만으로는 부족하다. 핵심 내용을 상대방이 쉽게 이해할 수 있도록 전달해야 한다.

쉽게 전달한다는 건 내용적 측면과 시각적 측면으로 구분해서 볼 수 있다. 내용적 측면에서는 불필요한 문장과 부분을 걷어내고, 꼭 필요한 내용만으로 글을 써야 한다. 시각적으로는 불렛, 강조 표현 등을 사용해 상대방이 한눈에 중요한 부분을 볼 수 있도록 해야 한다.

2. 빠른 업무 가능

핵심 내용을 상대방이 이해하기 쉽게 보내, 정확한 의사소통에 성공한다면 나와 상대방의 업무 속도는 자연히 빨라진다. 상대방이 답장으로 이해 못한 내용을 되묻는 일이 적어지고, 그렇게 되면 상대방에게 그에 대해 다시 설명하는 답장을 쓸 일도 줄어든다. 즉 상대방이 묻는 시간, 내가 다시 답장을 하는 시간이 절약되며 각자 더 빠르게 업무를 할 수 있다.

각자의 업무 속도가 빨라진다는 것은 곧 회사 전체의 업무 속도가 빨라진다는 것이다. 회사의 업무 속도를 높이기 위해 새로운 규칙을 만드는 등 거창한 일에 집착할 필요가 없다. 이처럼 아주 사소하게, 모든 구성원들이 메일 하나만 정확하게 써도 회사의 업무 속도는 자연히 높아질 수 있다.

3. 글로 남는 증거 확보

업무 메일은 글을 이용한 커뮤니케이션이다. 즉 커뮤니케이션이기도 하지만 메일 그 자체로 일종의 사내 자료, 문서이기도 하다. 그래서 업무 메일을 잘 쓴다는 건 사내 문서를 잘 만들었다는 것과 동일하다.

잘 만든 사내 문서의 장점은 여러 가지가 있다. 사내 문서의 유형에 따라 장점도 달라진다. 어쨌든 업무 메일이라는 사내 문서에 한정해서 볼 때, 잘 쓴 업무 메일의 가장 큰 장점은 증거가 된다는 것이다.

특정 업무에 대해 상대방과 의견 대립 등의 문제가 발생했을 때, 예를 들면 거래처와의 수수료 정산 문제가 있다고 가정해보자. 이때 이 전에 거래처와 수수료 정산에 대해 논의한 업무 메일이 존재한다면, 업무 메일을 확인해 문제를 쉽게 해결할 수 있다. 즉, 업무 메일이 주장에 대한 증거가 되는 것이다.

단, 업무 메일이 항상 나의 주장에 대한 증거가 되지는 않는다. 상대방의 주장에 대한 증거가 될 수도 있다. 업무 메일은 그 자체로는 가치중립적이다.

4. 회사 내 이미지 상승

업무 메일은 나만 볼 수 있는 문서가 아니라, 나와 함께 일하는 사람들도 함께 볼 수 있는 문서다. 따라서 잘 쓴 업무 메일을 통해 핵심 정리 능력, 문서 작성 능력, 커뮤니케이션 능력 등 일의 기본기를 보여줄 수 있다. 따라서 업무 메일을 잘 쓸수록, 일 잘한다는 이미지를 만들 수 있다.

일을 실제로 잘하는 것과 일 잘하는 이미지를 만드는 것은 전혀 다른 영역이다. 일 잘한다는 이미지를 계속해서 보여줘야 함께 일하는 사람들에게 더 많은 업무적 신뢰를 얻을 수 있다. 더 많은 업무적 신뢰를 얻어야 회사에서의 내 존재감이 더 단단해진다. 참고로 실제로 일은 못 하며, 일 잘하는 이미지만 쌓는 것도 문제다. 그런 식으로 쌓은 이미지는 오래가지 못한다.

업무 메일의 구성 요소와 작성 순서

업무 메일은 크게 아래 3가지 요소로 구성된다.

제목 인사말&맺음말 (인트로&아웃트로) 본문

보통 본문 – 인사말&맺음말 – 제목 순으로 작성하는 게 제일 좋다. 제일 중요한 내용 본문을 가장 먼저 작성하고, 인사말과 맺음말로 본문을 보기 좋게 포장한다. 그리고 마지막으로 본문을 다시 한번 읽어보며 상대방에게 가장 먼저 전달해야 할 내용을 요약해 제목으로 쓸 때 가장 깔끔하게 메일을 작성할 수 있다.

그래서 아래의 요소별 업무 메일 작성 공식은 평소 쓰는 순서인 ‘본문 – 인사말&맺음말 – 제목’ 순으로 설명한다. 꼭 이 순서를 따를 필요는 없고, 아래 내용을 보고 자신만의 업무 메일 작성 노하우를 만들 수 있다면 충분하다.

요소별 업무 메일 작성 공식

1. 본문

업무 메일에서 가장 중요한 부분이다. 핵심 내용을 상대방이 한눈에 정확히 파악할 수 있도록 써야 한다. 본문을 얼마나 정확하게 쓰냐에 따라 내가 원하는 상대방의 반응을 이끌어낼 수 있을지가 결정된다.

업무 메일의 본문 작성 방식은 회의록 작성과 비슷하다. 우선 핵심 내용이 여러 가지라면 주제 별로 중복되지 않게 나눈다. 그 후 주제별로 넘버링과 불렛을 이용해 핵심 내용을 정리해주면 된다. 정말 간단한 내용이 아니라면, 줄글로 작성하지 않는 것이 좋다.

넘버링은 더 중요한 주제부터 붙여야 한다. 불렛에 쓰는 문장에도 지나치게 조사를 생략하지 않는 것이 좋다. 조사를 지나치게 생략하다 보면 의미에 혼동이 생길 수 있다. 정확한 내용을 짧게 전달하는 것은 좋지만, 짧기만 하고 핵심 내용을 정확하게 전달하지 못한다면 실패한 메일 작성이다.

그리고 상대방이 해줘야 하는 행동이나 꼭 알아야 하는 내용에는 볼드나 글자, 배경 색상 변경 등으로 한 번 더 강조한다.

2. 인사말&맺음말

1) 인사말

인사말에서는 가볍게 인사한 뒤 받는 상대를 정확히 지칭하고, 자신이 누구인지 말하면 된다. 그리고 어떤 이유로 메일을 보내게 되었는지 간단하게 한두 줄로 작성하면 끝이다.

무턱대고 인사말부터 쓰다 보면 내용이 딴 길로 새거나, 전달하려 했던 내용을 까먹는 경우가 많다. 그래서 가장 중요한 본문에 집중을 많이 하기 위해 본문을 가장 먼저 쓰는 것이 좋다. 인사말과 맺음말은 자신만의 인사말, 맺음말 유형을 몇 개 보관해 놓고, 상황에 따라 변형해가면서 사용하면 빠르게 쓸 수 있다.

2) 맺음말

맺음말에서는 본문에서 말한 핵심 내용과 요청 사항을 다시 한번 언급해준다. 그리고 상대방이 해야 하는 행동에 마감 기한이 있을 경우, 마감 기한을 다시 말해주면 끝이다. 그리고 마지막에는 “감사합니다. OOO 드림”으로 끝내면 된다. “감사합니다. OOO 드림”은 메일 설정 내 서명 설정을 하는 곳에 함께 써놓으면 매번 써야 하는 번거로움을 줄일 수 있다.

3. 제목

제목은 전체 내용을 한 문장으로 요약한 것이다. 즉, 받는 사람이 어떤 내용에 관한 메일인지 제목만 보고도 파악할 수 있도록 명확하게 작성해야 한다. 짧고 정확한 제목이 제일 좋지만, 표현할 내용이 많거나 조금 풀어써야 상대방이 제대로 이해할 수 있다고 생각될 경우에는 제목을 조금 길게 써도 괜찮다.

‘기획서 관련 내용 보내드립니다’와 같은 제목이 최악의 제목이다. 핵심 내용이 무엇인지도 드러나 있지 않고, 상대방에게 어떤 기대 반응을 요구하는지도 알 수 없다. 메일을 받는 상대방 입장에서는 제목만 보고서는 메일이 어떤 내용인지 예상을 할 수도 없을뿐더러, 자신이 메일을 읽은 후 무엇을 해야 하는지 알 수도 없다. 즉, 상대방에게 원하는 반응을 이끌어내기 어려워진다.

대기업, 중견기업, 몇몇 스타트업에서는 메일 제목을 ‘OO의 건’ 형식으로 보낸다. 예를 들면 ‘채용 제안의 건’ 이런 식이다. ‘채용 제안드립니다’라고 쓰면 받는 사람 입장에서 더 이해하기도 쉽고 문장 자체도 더 자연스러워지는데, 개인적으로는 왜 ‘OO의 건’ 형식으로 제목을 작성하는지 잘 이해가 가지는 않는다.

만약 자신이 들어간 회사 메일 제목 양식이 ‘OO의 건’이면 맞춰서 쓰는 게 좋고, 딱히 정해진 메일 제목 양식이 없다면 전체 메일 내용을 한 문장으로 요약해서 작성하면 된다. 제목 양식이 ‘OO의 건’이어도 전체 내용을 한 문장으로 요약해야 하는 건 마찬가지다. 다만 뒤에 ‘의 건’ 이 붙을 뿐이다.

메일 보내기 전 주의해야 할 2가지

1. 수신자, 참조, 숨은 참조

수신자(To)는 메일을 필수로 읽어야 하는 사람이고, 보내는 사람 입장에서는 원하는 기대 반응을 이끌어 내야 하는 사람이다.

참조(cc)는 수신자 외에 메일 내용을 알고 있어야 할 사람이다. 보통 사수나 선임을 cc로 넣는 경우가 많다. 처음 회사에 들어갔다면 모든 메일에 cc로 사수나 선임을 넣어야 한다. 그래야 메일 커뮤니케이션에서 실수가 나와도 선임이나 사수가 이를 보고 적절하게 대응해 더 큰 실수를 방지할 수 있다. 메일을 받았는데 상대방이 누군가를 참조했다면, 참조된 사람도 볼 수 있도록 꼭 전체 답장을 해야 한다.

숨은 참조(bcc)는 보내는 사람 입장에서 수신자에게는 알리고 싶지 않지만, 메일 내용을 알아두면 좋은 사람이다. 보통 선임이 후임에게 실제 업무 커뮤니케이션이 어떻게 일어나고, 일이 어떻게 진행되는지 보여주기 위해 후임들을 숨은 참조로 설정하는 경우가 종종 있다.

2. 첨부파일

첨부파일을 보내야 한다면 첨부 파일이 누락되지는 않았는지 주의해야 한다. 파일 첨부를 놓쳐서 메일을 다시 보내면, 상대방 입장에서 발신자에 대한 신뢰도가 낮아질 수도 있다. 그러니 첨부 파일이 있다면 보내기 전 반드시 확인하는 습관을 들여야 한다.

모니터에 포스트잇으로 ‘첨부파일 확인’을 적어 붙여 놓던가, 본문 작성 전에 첨부 파일부터 첨부하고 메일을 작성하는 식으로 실수를 줄일 수 있다. 파일 첨부는 사람이 직접 해야 하기 때문에 누락 실수를 완벽히 방지하는 것은 힘들지만, 그래도 최대한 신경 써서 실수를 줄여야 한다.

Gmail의 경우 메일 본문에 ‘첨부 파일’이란 내용이 있는데, 실제로 첨부파일이 없다면 보내기 전에 파일 첨부를 했는지 경고 메시지를 보내준다. 사람들이 하도 파일 누락 실수를 많이 하니까, 이런 기능을 만든 것 같다. 첨부 파일 누락 실수는 만국 공통인 듯.

마치며

업무 메일 작성은 일의 기본기 중 하나다. 개인적으로 반드시 익혀야 하는 일의 기본기는 커뮤니케이션(메일 작성), 회의록 작성, 폴더링이라고 생각한다. 일의 기본기를 익히는 것과 더불어 업무 메일 쓸 때마다 막막했던 모든 사람들에게 도움이 됐길.

원문: ASH의 브런치

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